Mensajes de voz en los negocios

Si trabajas en una compañía, posiblemente tengas que dejar mensajes de voz a tus clientes frecuentemente. Para asegurarte de que comunicas tu mensaje claramente, minimizando cualquier malentendido, debes crear un mensaje que incluya las siguientes siete partes:

Mensajes de voz ejemplo
  1. Saludo: Di el nombre – llamará la atención del oyente y minimizará la posibilidad de que piense que eres un televendedor (telemarketer).
  2. Tu información personal: Di tu nombre también (y el nombre de tu negocio/compañía). Usa tu nombre completo y, si es necesario tu posición.
  3. La fecha y la hora: Aunque casi todos los servicios telefónicos de llamadas informan sobre la fecha y la hora de una llamada, es mejor que incluyas esta información en tu mensaje. Así, la persona que lo reciba sabrá cuándo llamaste sin tener que buscar esta información.
  4. El asunto: Di la razón de porqué llamaste y de qué quieres hacerle saber a esa persona. Sé breve y claro.
  5. Elementos de acción: ¿Quieres que te llamen lo antes posible? Entonces dilo. ¿Necesitas que te envíen un documento? Dilo también. Es mejor incluir las acciones que necesitas o que son necesarias.
  6. Tu número de teléfono: Aunque la persona que recibe el mensaje no necesite llamarte de vuelta, siempre es mejor dejar tu número de teléfono – quizás lo necesiten. ENÚNCIALO y habla despacio. También puedes mencionar cuándo es el mejor momento para llamarte e incluir tu zona horaria si es necesario.
  7. Repite tu número de teléfono: Puede ser que, aunque dijiste tu número de teléfono despacio, la persona tenga que buscar un bolígrafo para apuntarlo. Pueden reproducir tu mensaje de nuevo, pero es más educado si repites esta información al final de tu mensaje.